1) Introdução
As empresas que utilizam o Salesforce como plataforma de CRM frequentemente recorrem ao SharePoint para o armazenamento e gestão de documentos. No entanto, a ausência de uma integração direta entre estas duas ferramentas pode resultar em processos pouco eficientes, uma vez que os colaboradores precisam de alternar constantemente entre sistemas. Este cenário compromete a produtividade e dificulta a colaboração entre as equipas.
A solução ideal é permitir que os utilizadores de Salesforce acedam, visualizem e partilhem documentos armazenados no SharePoint diretamente na plataforma, sem comprometer a segurança nem a gestão de permissões.
2) Desafio
O principal desafio consiste em integrar o Salesforce com o SharePoint de forma que os utilizadores possam aceder, visualizar e partilhar documentos sem ter de mudar constantemente de plataforma. A ausência dessa integração gerava um impacto negativo na produtividade, uma vez que as equipas eram forçadas a trabalhar em ambientes desconectados.
3) Solução Encontrada
A solução foi a implementação do Files Connect, uma funcionalidade nativa do Salesforce que assegura a integração segura com repositórios externos, como o SharePoint. A implementação foi cuidadosamente planeada para garantir a segurança dos dados, a conformidade com as normas regulatórias e uma experiência de utilização simples e eficiente para os colaboradores.
4) Configuração do Files Connect
Configuração no Salesforce
- Ativar o Files Connect: Ativação da funcionalidade dentro do Salesforce para permitir a ligação com sistemas externos.
- Configurar um Identity Provider (IdP): Estabelecimento da autenticação OAuth entre Salesforce e SharePoint para garantir acessos seguros.
- Criar um External Data Source: Definição de SharePoint como uma fonte de dados externa dentro do Salesforce.
- Mapear as permissões de acesso: Definição de que utilizadores podem visualizar ou editar documentos armazenados no SharePoint.
- Testar a integração: Garantia de que os documentos estão acessíveis diretamente pela interface do Salesforce.
- Customizar a experiência do utilizador: Inclusão de links diretos para as bibliotecas ou ficheiros do SharePoint nos objetos do Salesforce, como Accounts e Opportunities.
Configuração de Permissões no SharePoint
- Definir as bibliotecas relevantes: Selecionar documentos e pastas que precisam de estar acessíveis no Salesforce.
- Estabelecer níveis de acesso: Garantir que apenas utilizadores autorizados possam visualizar ou modificar documentos.
- Implementar partilha segura: Configuração de links partilhados com restrições de expiração para maior segurança.
- Sincronizar atualizações: Assegurar que as modificações feitas no SharePoint sejam refletidas no Salesforce em tempo real (e vice-versa).
5) Benefícios Observados
A implementação da solução trouxe uma série de melhorias operacionais para as equipas de vendas e suporte, incluindo:
• Redução significativa no tempo gasto para localizar e partilhar documentos.
• Minimização de erros operacionais ao assegurar que as equipas acedem sempre às versões mais atualizadas dos documentos.
• Melhoria na colaboração entre equipas, estimulada pela facilidade de acesso e partilha de informação integrada.
6) Desafios Superados
Durante a implementação, surgiram alguns desafios que foram superados com sucesso:
• Autenticação OAuth: Foram realizados ajustes para garantir que os acessos fossem corretamente configurados e mantivessem a segurança necessária.
• Mapeamento de permissões: A harmonização das permissões entre SharePoint e Salesforce foi uma etapa fundamental para garantir a proteção dos dados e a continuidade dos processos.
• Formação dos utilizadores: Para facilitar a adaptação à nova solução, foram fornecidos workshops e materiais de apoio, assegurando uma transição suave e eficaz.
7) Conclusão
A integração entre Salesforce e SharePoint através do Files Connect demonstrou ser uma solução robusta para a gestão de documentos, eliminando barreiras entre as plataformas e otimizando processos internos.
Este case sublinha a importância de uma configuração inicial detalhada, garantindo que todas as permissões e seguranças sejam devidamente implementadas, respeitando as políticas de conformidade da empresa. Com esta abordagem, é possível melhorar a produtividade e a colaboração de forma segura e eficiente.
Para as empresas que procuram otimizar a gestão documental dentro do Salesforce, a integração com SharePoint é uma estratégia eficaz que reduz tempos de resposta e melhora a experiência dos utilizadores.
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